Rétention Microsoft 365 : délais et limites

Beaucoup d'entreprises découvrent les limites de la rétention Microsoft 365 au moment où elles en ont besoin : après une suppression involontaire, un départ de collaborateur, ou une compromission de compte. À ce stade, savoir exactement combien de temps les données étaient récupérables change tout.

Les délais ne sont pas uniformes. Chaque composant de Microsoft 365 a son propre comportement, et certaines options d'extension existent, mais elles ne sont pas configurées par défaut et certaines requièrent des licences spécifiques.

Exchange Online : e-mails et calendriers

Quand un utilisateur supprime un e-mail, il va dans la corbeille (Deleted Items). Après suppression de la corbeille ou vide automatique, l'élément passe dans le dossier Éléments récupérables, accessible par l'utilisateur via 'Récupérer les éléments supprimés'. Cette phase dure 14 jours par défaut, extensible à 30 jours par un administrateur.

Passé ce délai, l'e-mail entre dans une phase de purge gérée par Exchange. Il est encore accessible par les administrateurs via eDiscovery pendant une fenêtre limitée, mais il n'est plus récupérable en libre-service. Si une stratégie de rétention de conformité est configurée sur la boîte, elle peut prolonger la conservation, mais cette configuration est manuelle et n'est pas activée par défaut.

Quand une boîte est supprimée (utilisateur désactivé ou licence retirée), Microsoft conserve la boîte inactive pendant 30 jours. Après ce délai, le compte est définitivement supprimé.

SharePoint et OneDrive : fichiers et documents

La corbeille SharePoint fonctionne en deux niveaux. Un élément supprimé passe d'abord dans la corbeille de premier niveau (accessible à l'utilisateur), puis, une fois vidé, dans la corbeille de second niveau (accessible aux administrateurs). La durée totale de conservation est de 93 jours, partagée entre les deux niveaux : passé ce délai cumulé, la suppression est définitive.

OneDrive applique la même logique. Quand un compte OneDrive est supprimé, Microsoft le conserve 93 jours dans un état inactif, après quoi le contenu est définitivement effacé.

Le versionnement des fichiers SharePoint et OneDrive est activé par défaut, mais la rétention des versions anciennes est limitée par le nombre de versions stockées et la durée configurable. La restauration 'en masse' à un point dans le temps est possible via la fonctionnalité de restauration de bibliothèque, mais elle est limitée à 30 jours.

Teams : messages et conversations

Les messages Teams supprimés sont conservés dans le sous-jacent Exchange et SharePoint selon les mêmes règles. Les messages de chat direct vont dans la boîte Exchange de l'utilisateur ; les messages de canal sont stockés dans SharePoint. Les délais de rétention suivent donc ceux des services sous-jacents.

Une particularité : les messages supprimés dans Teams ne sont pas visibles dans la corbeille standard. Leur récupération administrative passe par eDiscovery et requiert des droits élevés. En pratique, un utilisateur qui a effacé ses messages de conversation n'a aucun moyen de les récupérer en libre-service.

Récapitulatif des délais natifs

• E-mails Exchange Online supprimés (corbeille utilisateur) : 14 jours par défaut, 30 jours maximum
• Boîte Exchange après suppression du compte : 30 jours
• Fichiers SharePoint et OneDrive supprimés (corbeille 2 niveaux) : 93 jours au total
• Compte OneDrive après suppression de l'utilisateur : 93 jours
• Restauration 'point dans le temps' SharePoint/OneDrive : 30 jours maximum
• Contacts et calendriers Exchange Online : suivent les règles Exchange

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